Электронная трудовая книжка 2026

Электронный формат ведения трудовой книжки действует с 1 января 2021 года на всей территории Российской Федерации. Согласно Федеральному закону от 16.12.2019 № 436-ФЗ, все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников исключительно в электронном виде через Социальный фонд России (СФР). В 2026 году электронная трудовая книжка стала обязательным стандартом для большинства категорий занятых; переход на электронный формат завершён: если работник не подал заявление о сохранении бумажной формы, сведения о его стаже хранятся только в СФР.

Основы ведения и передачи сведений

Все работодатели с первого дня работы сотрудника формируют его электронную трудовую книжку через систему электронного документооборота Социального фонда России. Запись о приёме, переводе или увольнении создаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Все кадровые мероприятия подтверждаются в системе СФР по утверждённой форме СТД-Т: сведения предоставляются в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести одновременно обе формы (бумажную и электронную) до 31 декабря 2025 года включительно. После этой даты бумажная форма отменяется для всех работников; сведения по тем сотрудникам, которые подали такое заявление после 31 декабря 2025 года, СФР получит от работодателя не позднее 1 февраля следующего года (ч. 8 ст. 66.1 ТК РФ).

Особенности расчёта пособий и стажевых периодов

Сведения из электронной трудовой книжки являются основанием для определения страхового стажа при назначении государственных социальных пособий. В страховой стаж засчитываются периоды работы, отражённые в СФР (включая периоды, когда сотрудник не работал по временной нетрудоспособности или в отпуске за свой счёт), если за эти периоды уплачивались страховые взносы.

Для исчисления среднего заработка и размера пособия по временной нетрудоспособности (больничного) используется расчетный период — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Средний дневной заработок для расчета пособий рассчитывается по формуле:

средний дневной заработок = сумма начисленного заработка за два года / 730.

Расчет производится из сумм, учтённых в СФР; выплаты, не поступившие на лицевой счёт в СФР (например, доплаты к зарплате «в конверте»), не включаются. Пособие по беременности и родам (или по уходу) начисляется исходя из среднего дневного заработка за два года, но с учётом предельной базы для начисления взносов: в 2024 году — 1 917 000 руб., в 2025 — 2 250 000 руб.

Доступ к сведениям и выдача подтверждений

Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности из СФР любым удобным способом: через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте СФР или в отделении фонда. По письменному запросу выдаётся электронная справка СТД-ПФР (форма по ОКУД 0505208), подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью; она заверяет сведения о стаже, местах работы и занимаемых должностях.

Если сотрудник увольняется, работодатель не обязан выдавать бумажную трудовую книжку. Вместо этого выдаётся электронная выписка (форма СТД-Р или СТД-ПФР) с отметкой об увольнении по форме приказа, а также сведения из СФР за период работы у данного работодателя. Срок выдачи — не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения трудового договора.

Заключение

Электронная трудовая книжка в 2026 году — это единственный легальный способ фиксации и подтверждения трудового стажа для большинства работников России. Работодатели подают сведения о трудовой деятельности только в СФР; бумажные книжки отменены для новых сотрудников, подавших заявление после 31 декабря 2025 года.

Что важно запомнить

Электронная трудовая книжка обязательна с 2026 года (за исключением работников, подавших письменное заявление о сохранении бумажной формы до 31.12.2025).
Все кадровые записи вносятся в СФР не позднее дня, следующего за приказом; форма — СТД-ПФР.
Для расчёта пособий и стажа используются данные из СФР по состоянию на дату обращения (расчетный период — два предшествующих года, предельная база — актуальная на 2025–2026 гг.).
При увольнении выдаётся электронная выписка; бумажная трудовая книжка не оформляется.
Сведения о трудовой деятельности доступны работнику в любой момент через Госуслуги или личный кабинет СФР.